KI-Richtlinie (2025)

KI-Richtlinie für das Ingenieurbüro IBW Ingenieurberatung Waugh (08.12.2025)

1. Zweck der Richtlinie

Diese Richtlinie regelt den verantwortungsvollen, datenschutzkonformen und rechtssicheren Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) im Ingenieurbüro IBW Ingenieurberatung Waugh. Sie stellt sicher, dass KI-gestützte Werkzeuge die Qualität, Effizienz und Nachvollziehbarkeit der Arbeit unterstützen, ohne die Vertraulichkeit von Projekt- und Kundendaten zu gefährden.

2. Anwendungsbereiche

KI-Systeme, insbesondere ChatGPT Business der OpenAI Ireland Ltd., können eingesetzt werden für:

  • Unterstützung bei der Erstellung technischer und kaufmännischer Textentwürfe

  • Recherche, Strukturierung und Zusammenfassung technischer, rechtlicher und baubetrieblicher Inhalte.

  • Unterstützung bei organisatorischen, planerischen und administrativen Tätigkeiten.

3. Grundsätze der Nutzung

  • Die Verantwortung für alle mit KI erstellten oder KI-unterstützten Inhalte liegt ausschließlich bei Dipl.-Ing. Ralph Waugh.

  • KI-Ergebnisse werden niemals ungeprüft übernommen; sie unterliegen stets einer fachlichen Plausibilitäts-, Qualitäts- und Konsistenzprüfung.

  • Es dürfen keine sensiblen oder übermäßig vertraulichen personenbezogenen Daten an KI-Systeme übermittelt werden.

  • Projektunterlagen und vertrauliche Informationen dürfen nur eingegeben werden, wenn ein sicherer Dienst wie ChatGPT Business verwendet wird.

4. Datenschutz, DPA und rechtliche Rahmenbedingungen

Das Ingenieurbüro verwendet ChatGPT Business, das auf Grundlage eines OpenAI Services Agreements und einer rechtsverbindlichen
Data Processing Addendum (DPA) gemäß Art. 28 DSGVO betrieben wird.

Durch diese DPA ist vertraglich sichergestellt, dass:

  • OpenAI ausschließlich als Auftragsverarbeiter gemäß DSGVO handelt.

  • Verarbeitete Daten nicht zum Training öffentlicher KI-Modelle genutzt werden.

  • sämtliche Datenübertragungen an OpenAI gemäß DSGVO abgesichert sind
    (inklusive der Standardvertragsklauseln – SCC).

  • Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und weitere technische Maßnahmen verbindlich eingehalten werden.

  • Daten auf Wunsch gelöscht oder zurückgegeben werden können.

Die DPA ist öffentlich einsehbar unter:
https://openai.com/policies/data-processing-addendum/

Personenbezogene Daten werden ausschließlich in einer technisch notwendigen, minimierten oder anonymisierten Form verarbeitet.

5. Geistiges Eigentum und Nutzungsrechte

  • Inhalte, die mit KI-Unterstützung entstehen, dürfen keine Urheberrechte oder Schutzrechte Dritter verletzen.

  • Das Ingenieurbüro behält sämtliche Rechte an eingegebenen und ausgegebenen Inhalten.

  • OpenAI erhält durch die Nutzung keine eigenen Nutzungsrechte an Eingaben oder Ausgaben.

6. Verantwortlichkeit, Dokumentation und Kontrolle

  • Ralph Waugh trägt als Inhaber die alleinige Verantwortung für die sachgerechte Nutzung von KI-Anwendungen.

  • Dokumente, die unter wesentlicher KI-Unterstützung entstanden sind, werden intern gekennzeichnet und nachvollziehbar archiviert.

  • Auf Anfrage von Auftraggebern, Behörden oder Gerichten wird der Einsatz von KI transparent offengelegt.

7. Sicherheit und Umgang mit vertraulichen Informationen

  • KI-Systeme werden ausschließlich genutzt, wenn deren Sicherheitsniveau den Anforderungen des Ingenieurbüros genügt.

  • Für besonders sensible Inhalte erfolgt vorab eine Einzelfallprüfung; im Zweifel werden sie nicht mittels KI verarbeitet.

  • ChatGPT Business erfüllt gemäß DPA die Anforderungen an:

    • Verschlüsselung,

    • Zugriffskontrolle,

    • Auditierung,

    • sichere Subprozessorverwaltung.

8. Schulung, Wissenserhalt und Weiterentwicklung

  • Ralph Waugh informiert sich kontinuierlich über rechtliche, technische und organisatorische Entwicklungen im Bereich KI.

  • Die Nutzung der Systeme erfolgt stets unter Beachtung aktueller Empfehlungen und regulatorischer Vorgaben.

9. Anpassung der Richtlinie

Diese Richtlinie wird regelmäßig – mindestens einmal jährlich – überprüft und bei Bedarf angepasst, um neue gesetzliche Vorgaben, technische Entwicklungen und organisatorische Anforderungen zu berücksichtigen.

10. Gültigkeit

Diese Richtlinie tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft und gilt verbindlich für das Ingenieurbüro
IBW Ingenieurberatung Waugh.