Version / Fassung: 22 October 2026 / 22. Oktober 2026
1. Purpose and Objectives / Zweck und Zielsetzung
English
Deutsch
This policy governs the responsible, secure and legally compliant use of artificial intelligence (AI) within IBW Ingenieurberatung Waugh.
Diese Richtlinie regelt den verantwortungsvollen, sicheren und rechtskonformen Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) bei IBW Ingenieurberatung Waugh.
AI is used to support engineering consultancy, construction scheduling, construction management, contractual assessments, claims management, technical documentation and administrative processes.
KI wird zur Unterstützung der Ingenieurberatung, Bauablauf- und Terminplanung, Bauprojektsteuerung, Vertragsbewertung, Nachtrags- und Forderungsbearbeitung, technischen Dokumentation sowie administrativer Prozesse eingesetzt.
The purpose is to improve efficiency, quality and traceability without compromising professional responsibility, confidentiality, data protection or the reliability of technical and legal assessments.
Ziel ist die Verbesserung von Effizienz, Qualität und Nachvollziehbarkeit, ohne die fachliche Verantwortung, Vertraulichkeit, den Datenschutz oder die Verlässlichkeit technischer und rechtlicher Bewertungen zu beeinträchtigen.
AI systems serve as supporting tools. They do not replace independent professional judgement or legally required human decision-making.
KI-Systeme dienen als unterstützende Werkzeuge. Sie ersetzen weder die eigenständige fachliche Beurteilung noch gesetzlich erforderliche menschliche Entscheidungen.
2. Approved AI Services / Freigegebene KI-Dienste
English
Deutsch
OpenAI – ChatGPT Business. Approved for technical and commercial drafting, document analysis, research, construction scheduling, contractual assessments, claims-related work and administrative support.
OpenAI – ChatGPT Business. Freigegeben für technische und kaufmännische Textbearbeitung, Dokumentenanalysen, Recherchen, Bauablauf- und Terminplanung, Vertragsbewertungen, Nachtragsbearbeitung und administrative Unterstützung.
PLAUD AI – Team Unlimited. Approved for professional audio recording, transcription, summarisation and AI-assisted evaluation of meetings, telephone calls, video conferences and spoken notes, subject to the consent requirements set out in this policy.
PLAUD AI – Team Unlimited. Freigegeben für berufliche Audioaufzeichnungen, Transkriptionen, Zusammenfassungen und KI-gestützte Auswertungen von Besprechungen, Telefonaten, Videokonferenzen und gesprochenen Notizen unter Beachtung der in dieser Richtlinie festgelegten Zustimmungserfordernisse.
Microsoft 365 Copilot. IBW holds a full paid Microsoft 365 Copilot licence in addition to Microsoft 365 Business Standard. The service is approved for AI-supported activities within the licensed Microsoft 365 environment, including supported Microsoft 365 applications and services.
Microsoft 365 Copilot. IBW verfügt zusätzlich zu Microsoft 365 Business Standard über eine vollständige kostenpflichtige Microsoft-365-Copilot-Lizenz. Der Dienst ist für KI-gestützte Tätigkeiten innerhalb der lizenzierten Microsoft-365-Umgebung einschließlich der unterstützten Microsoft-365-Anwendungen und -Dienste freigegeben.
Additional AI services may only be introduced after an assessment of their functionality, contractual terms, security, confidentiality and data protection arrangements.
Weitere KI-Dienste dürfen erst nach Prüfung ihrer Funktionen, Vertragsbedingungen, Sicherheitsvorkehrungen, Vertraulichkeit und datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen eingesetzt werden.
3. Principles of Use / Grundsätze der Nutzung
English
Deutsch
Full professional responsibility for AI-assisted work products remains with Dipl.-Ing. Ralph Waugh as the owner of IBW Ingenieurberatung Waugh.
Die vollständige fachliche Verantwortung für KI-unterstützte Arbeitsergebnisse verbleibt bei Dipl.-Ing. Ralph Waugh als Inhaber der IBW Ingenieurberatung Waugh.
AI-generated information must be reviewed for plausibility, accuracy, completeness and suitability before being used in professional work products.
KI-generierte Informationen sind vor ihrer Verwendung in beruflichen Arbeitsergebnissen auf Plausibilität, Richtigkeit, Vollständigkeit und Eignung zu überprüfen.
Technical calculations, construction schedules, causal analyses, contractual interpretations, legal references and financial assessments require appropriate independent verification.
Technische Berechnungen, Bauablauf- und Terminpläne, Kausalitätsanalysen, Vertragsauslegungen, Rechtsverweise und wirtschaftliche Bewertungen bedürfen einer angemessenen eigenständigen Überprüfung.
AI-generated statements, quotations, references and conclusions must not be presented as independently verified facts unless they have been checked against reliable sources.
KI-generierte Aussagen, Zitate, Quellenangaben und Schlussfolgerungen dürfen nicht als unabhängig verifizierte Tatsachen dargestellt werden, sofern sie nicht anhand verlässlicher Quellen überprüft wurden.
Confidentiality obligations, professional standards and applicable contractual restrictions must be respected at all times.
Vertraulichkeitsverpflichtungen, fachliche Standards und einschlägige vertragliche Beschränkungen sind jederzeit einzuhalten.
4. Audio Recordings, Transcription and Consent / Audioaufzeichnungen, Transkription und Zustimmung
English
Deutsch
Audio recordings of conversations, meetings, telephone calls or video conferences involving other persons may only be made with the prior, informed and voluntary consent of all participants whose spoken contributions are to be recorded.
Audioaufzeichnungen von Gesprächen, Besprechungen, Telefonaten oder Videokonferenzen mit weiteren Personen dürfen ausschließlich nach vorheriger, informierter und freiwilliger Zustimmung sämtlicher Gesprächsteilnehmer erfolgen, deren Wortbeiträge aufgezeichnet werden sollen.
Before recording begins, participants must be informed about the intended recording, its purpose and the subsequent transcription, summarisation and AI-assisted evaluation using PLAUD AI or another approved service.
Vor Beginn der Aufzeichnung sind die Teilnehmer über die beabsichtigte Aufnahme, deren Zweck sowie die anschließende Transkription, Zusammenfassung und KI-gestützte Auswertung mittels PLAUD AI oder eines anderen freigegebenen Dienstes zu informieren.
Recording must not begin if the required consent has not been obtained. Silence or mere participation in a meeting does not constitute consent.
Eine Aufzeichnung darf nicht beginnen, wenn die erforderliche Zustimmung nicht vorliegt. Schweigen oder die bloße Teilnahme an einer Besprechung gelten nicht als Zustimmung.
If a participant refuses consent, the conversation must not be recorded. If consent is withdrawn, recording must cease and the further handling of existing recordings must be assessed in accordance with applicable law.
Verweigert ein Teilnehmer seine Zustimmung, darf das Gespräch nicht aufgezeichnet werden. Wird eine Zustimmung widerrufen, ist die Aufzeichnung zu beenden; der weitere Umgang mit bereits vorhandenen Aufnahmen ist nach Maßgabe des geltenden Rechts zu prüfen.
Where consent is relied upon as the legal basis for processing personal data, the requirements of Articles 6 and 7 GDPR must also be satisfied. Consent to recording under criminal law and the legal basis for subsequent data processing must be assessed separately.
Soweit die Einwilligung als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten dient, sind zusätzlich die Anforderungen der Art. 6 und 7 DSGVO einzuhalten. Die Zustimmung zur Aufzeichnung im strafrechtlichen Sinne und die Rechtsgrundlage für die anschließende Datenverarbeitung sind gesondert zu beurteilen.
Recordings, transcripts and summaries must be accessible only to authorised persons and must not be retained longer than necessary for the specified purpose or applicable legal obligations.
Aufzeichnungen, Transkripte und Zusammenfassungen dürfen nur berechtigten Personen zugänglich sein und nicht länger gespeichert werden, als es für den festgelegten Zweck oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.
These rules apply irrespective of the recording device, application or technical method used.
Diese Regelungen gelten unabhängig vom verwendeten Aufnahmegerät, der Anwendung oder dem technischen Aufzeichnungsverfahren.
5. Data Protection and Data Processing Agreements / Datenschutz und Auftragsverarbeitungsverträge
English
Deutsch
IBW Ingenieurberatung Waugh has concluded Data Processing Agreements (DPAs) pursuant to Article 28 GDPR with OpenAI, PLAUD AI and Microsoft for the relevant processing activities.
IBW Ingenieurberatung Waugh hat mit OpenAI, PLAUD AI und Microsoft für die betreffenden Verarbeitungstätigkeiten Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.
Within the scope of these agreements, IBW acts as the controller and the respective service provider acts as a processor processing personal data on behalf of IBW.
Im Geltungsbereich dieser Verträge handelt IBW als Verantwortlicher und der jeweilige Dienstleister als Auftragsverarbeiter, der personenbezogene Daten im Auftrag von IBW verarbeitet.
The contractual allocation of roles applies only to processing activities covered by the relevant DPA. Any processing carried out by a provider for its own purposes must be assessed separately.
Die vertragliche Rollenverteilung gilt ausschließlich für die vom jeweiligen AVV erfassten Verarbeitungstätigkeiten. Etwaige Verarbeitungen durch einen Anbieter zu eigenen Zwecken sind gesondert zu beurteilen.
The DPAs govern the relevant processing obligations, technical and organisational measures, subprocessors, assistance obligations, deletion and return arrangements, and applicable provisions for international data transfers.
Die AVV regeln die jeweiligen Verarbeitungspflichten, technischen und organisatorischen Maßnahmen, Unterauftragsverarbeiter, Unterstützungspflichten, Lösch- und Rückgaberegelungen sowie die einschlägigen Bestimmungen für internationale Datenübermittlungen.
The existence of a DPA does not, by itself, establish the lawfulness of every processing activity. Each activity must have an appropriate legal basis and comply with the applicable GDPR requirements.
Das Vorliegen eines AVV begründet für sich genommen nicht die Rechtmäßigkeit jeder Verarbeitungstätigkeit. Jede Verarbeitung muss auf einer geeigneten Rechtsgrundlage beruhen und die einschlägigen Anforderungen der DSGVO erfüllen.
Personal data must be processed in accordance with the principles of lawfulness, transparency, purpose limitation, data minimisation, accuracy, storage limitation, integrity and confidentiality.
Personenbezogene Daten sind unter Beachtung der Grundsätze der Rechtmäßigkeit, Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung, Integrität und Vertraulichkeit zu verarbeiten.
6. Confidentiality and Information Security / Vertraulichkeit und Informationssicherheit
English
Deutsch
Project-related information, contractual documents, technical drawings, construction schedules, correspondence and commercial calculations may only be processed using approved AI services where such processing is permitted under the applicable confidentiality and contractual obligations.
Projektbezogene Informationen, Vertragsunterlagen, technische Zeichnungen, Bauablauf- und Terminpläne, Korrespondenz und kaufmännische Kalkulationen dürfen ausschließlich mit freigegebenen KI-Diensten verarbeitet werden, soweit dies nach den geltenden Vertraulichkeitsverpflichtungen und vertraglichen Vereinbarungen zulässig ist.
Particular care must be taken when processing trade secrets, confidential client information, personal data and documents subject to contractual restrictions.
Besondere Sorgfalt ist bei der Verarbeitung von Geschäftsgeheimnissen, vertraulichen Auftraggeberinformationen, personenbezogenen Daten und vertraglich besonders geschützten Unterlagen anzuwenden.
Information must be limited to what is necessary for the intended purpose. Where appropriate, identifying details must be removed or replaced by pseudonyms.
Informationen sind auf das für den jeweiligen Zweck erforderliche Maß zu beschränken. Soweit zweckmäßig, sind identifizierende Angaben zu entfernen oder durch Pseudonyme zu ersetzen.
Access to AI services must be protected by appropriate authentication and access controls. Available security measures, including multi-factor authentication, must be used where appropriate.
Der Zugang zu KI-Diensten ist durch geeignete Authentifizierungs- und Zugriffskontrollen zu schützen. Verfügbare Sicherheitsmaßnahmen, einschließlich Mehrfaktor-Authentifizierung, sind soweit angemessen einzusetzen.
AI-generated content and uploaded documents must be stored, transmitted and archived in accordance with IBW’s applicable information security and confidentiality requirements.
KI-generierte Inhalte und hochgeladene Dokumente sind entsprechend den bei IBW geltenden Anforderungen an Informationssicherheit und Vertraulichkeit zu speichern, zu übermitteln und zu archivieren.
7. Intellectual Property and Usage Rights / Geistiges Eigentum und Nutzungsrechte
English
Deutsch
The use of AI services must respect copyright, intellectual property rights, trade secrets and contractual rights of third parties.
Bei der Nutzung von KI-Diensten sind Urheberrechte, sonstige Rechte des geistigen Eigentums, Geschäftsgeheimnisse und vertragliche Rechte Dritter zu beachten.
IBW retains its existing rights to submitted materials. Rights relating to AI-generated outputs are determined by the applicable service agreements and statutory provisions.
IBW behält seine bestehenden Rechte an eingebrachten Materialien. Die Rechte an KI-generierten Ausgaben bestimmen sich nach den jeweiligen Nutzungsverträgen und gesetzlichen Bestimmungen.
Rights granted to AI service providers for the technical processing of submitted content are governed by the respective contractual terms and do not automatically constitute a transfer of ownership.
Den KI-Dienstleistern für die technische Verarbeitung eingeräumte Nutzungsrechte richten sich nach den jeweiligen Vertragsbedingungen und stellen nicht automatisch eine Übertragung des Eigentums oder bestehender Rechte dar.
AI-generated outputs are not automatically protected by copyright. Their legal protectability depends on applicable law and the circumstances of their creation.
KI-generierte Ergebnisse genießen nicht automatisch urheberrechtlichen Schutz. Ihre Schutzfähigkeit richtet sich nach dem anwendbaren Recht und den konkreten Umständen ihrer Entstehung.
Before AI-generated content is used in client deliverables or publications, relevant third-party rights and contractual restrictions must be considered.
Vor der Verwendung KI-generierter Inhalte in Auftraggeberunterlagen oder Veröffentlichungen sind einschlägige Rechte Dritter und vertragliche Beschränkungen zu berücksichtigen.
8. Professional Responsibility, Verification and Documentation / Fachliche Verantwortung, Prüfung und Dokumentation
English
Deutsch
Dipl.-Ing. Ralph Waugh retains full responsibility for the technical and professional content of work products issued by IBW Ingenieurberatung Waugh.
Dipl.-Ing. Ralph Waugh trägt weiterhin die vollständige Verantwortung für die technischen und fachlichen Inhalte der von IBW Ingenieurberatung Waugh herausgegebenen Arbeitsergebnisse.
AI-generated analyses and recommendations must be critically reviewed before they are used in engineering assessments, construction schedules, contractual correspondence, claims documentation or expert-related work.
KI-generierte Analysen und Empfehlungen sind vor ihrer Verwendung in ingenieurtechnischen Bewertungen, Bauablauf- und Terminplänen, vertragsbezogener Korrespondenz, Nachtragsdokumentationen oder gutachtenbezogenen Tätigkeiten kritisch zu prüfen.
Particular attention must be given to the verification of source documents, chronological relationships, causal connections, calculation results and legal references.
Besonderes Augenmerk ist auf die Überprüfung von Ausgangsunterlagen, zeitlichen Zusammenhängen, Kausalbeziehungen, Berechnungsergebnissen und Rechtsgrundlagen zu legen.
Material AI contributions must be documented where necessary to ensure professional traceability, contractual compliance or evidentiary reliability. Routine AI assistance does not automatically require separate identification in every document.
Wesentliche KI-Beiträge sind zu dokumentieren, soweit dies zur fachlichen Nachvollziehbarkeit, Einhaltung vertraglicher Anforderungen oder Beweissicherheit erforderlich ist. Eine routinemäßige KI-Unterstützung erfordert nicht automatisch eine gesonderte Kennzeichnung in jedem Dokument.
The use of AI must be disclosed to clients, authorities or courts where required by applicable law, procedural rules or contractual obligations.
Der Einsatz von KI ist gegenüber Auftraggebern, Behörden oder Gerichten offenzulegen, soweit dies aufgrund gesetzlicher Vorschriften, Verfahrensregeln oder vertraglicher Verpflichtungen erforderlich ist.
9. Compliance with the EU AI Act / Einhaltung der EU-KI-Verordnung
English
Deutsch
IBW observes the applicable requirements of Regulation (EU) 2024/1689 (Artificial Intelligence Act) in accordance with the respective dates of application and any applicable transitional provisions.
IBW beachtet die jeweils anwendbaren Anforderungen der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung) entsprechend den jeweiligen Geltungsbeginn- und Übergangsregelungen.
The approved AI services are generally used as supporting tools for professional activities. Their use does not automatically constitute a high-risk AI application under the AI Act.
Die freigegebenen KI-Dienste werden grundsätzlich als unterstützende Werkzeuge für berufliche Tätigkeiten eingesetzt. Ihre Verwendung stellt nicht automatisch eine Hochrisiko-KI-Anwendung im Sinne der KI-Verordnung dar.
Before introducing new AI applications or substantially changing their intended use, IBW assesses whether additional legal obligations arise, including obligations concerning transparency, human oversight or high-risk AI systems.
Vor Einführung neuer KI-Anwendungen oder wesentlichen Änderungen ihres Verwendungszwecks prüft IBW, ob zusätzliche rechtliche Verpflichtungen entstehen, insbesondere hinsichtlich Transparenz, menschlicher Aufsicht oder Hochrisiko-KI-Systemen.
IBW ensures an appropriate level of AI literacy, taking account of the technical knowledge, experience and professional responsibilities of persons using AI systems on its behalf.
IBW stellt ein angemessenes Maß an KI-Kompetenz sicher und berücksichtigt dabei die technischen Kenntnisse, Erfahrungen und beruflichen Verantwortlichkeiten der Personen, die KI-Systeme im Auftrag von IBW einsetzen.
Decisions requiring professional engineering judgement or legally mandated human assessment remain subject to human review and responsibility.
Entscheidungen, die eine eigenständige ingenieurtechnische Beurteilung oder gesetzlich vorgeschriebene menschliche Bewertung erfordern, verbleiben unter menschlicher Kontrolle und Verantwortung.
10. Review, Updates and Continuous Improvement / Überprüfung, Aktualisierung und kontinuierliche Verbesserung
English
Deutsch
This policy is reviewed at least annually and whenever significant changes in legislation, contractual arrangements, AI technologies or operational processes require an update.
Diese Richtlinie wird mindestens jährlich sowie bei wesentlichen Änderungen der Rechtslage, vertraglichen Vereinbarungen, KI-Technologien oder betrieblichen Abläufe überprüft.
The approved AI services, their licensing arrangements and the associated Data Processing Agreements are included in the review.
Die freigegebenen KI-Dienste, ihre Lizenzierungsbedingungen und die zugehörigen Auftragsverarbeitungsverträge werden in die Überprüfung einbezogen.
Technical, legal and organisational developments are monitored to maintain an appropriate level of security, reliability and professional quality.
Technische, rechtliche und organisatorische Entwicklungen werden beobachtet, um ein angemessenes Niveau an Sicherheit, Verlässlichkeit und fachlicher Qualität sicherzustellen.
Necessary amendments are documented and incorporated into a revised version of this policy.
Erforderliche Anpassungen werden dokumentiert und in eine fortgeschriebene Fassung dieser Richtlinie übernommen.
11. Entry into Force and Responsibility / Inkrafttreten und Verantwortlichkeit
English
Deutsch
This revised AI Policy enters into force on 22 October 2026 and supersedes the previous version dated 8 December 2025.
Diese überarbeitete KI-Richtlinie tritt am 22. Oktober 2026 in Kraft und ersetzt die bisherige Fassung vom 8. Dezember 2025.
The policy applies to all AI-supported activities conducted by or on behalf of IBW Ingenieurberatung Waugh within its defined scope.
Die Richtlinie gilt für sämtliche KI-gestützten Tätigkeiten, die von oder im Auftrag der IBW Ingenieurberatung Waugh innerhalb ihres festgelegten Geltungsbereichs durchgeführt werden.
Responsible: Dipl.-Ing. Ralph Waugh, Owner, IBW Ingenieurberatung Waugh.
Verantwortlich: Dipl.-Ing. Ralph Waugh, Inhaber, IBW Ingenieurberatung Waugh.
