IBW Ingenieurberatung Waugh
Stand: 22. Oktober 2026
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
IBW Ingenieurberatung Waugh
Dipl.-Ing. Ralph Waugh
Beratender Ingenieur
Markusstraße 21
53757 Sankt Augustin
Deutschland
Telefon: +49 2241 899 3044
E-Mail: info@waugh.de
Website: https://waugh.de
Anfragen zum Datenschutz können unmittelbar an die vorgenannte E-Mail-Adresse gerichtet werden.
2. Allgemeine Hinweise zum Datenschutz
Der Schutz personenbezogener Daten hat bei IBW Ingenieurberatung Waugh einen hohen Stellenwert. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG).
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.
Diese Datenschutzerklärung informiert über Art, Umfang, Zwecke, Rechtsgrundlagen und Speicherdauer der Verarbeitung personenbezogener Daten sowie über die Rechte betroffener Personen.
Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, soweit hierfür eine gesetzliche Rechtsgrundlage besteht. Dabei werden insbesondere die Grundsätze der Zweckbindung, Datenminimierung, Speicherbegrenzung, Integrität und Vertraulichkeit beachtet.
3. Hosting und Server-Protokolldaten
Die Website wird bei folgendem Hostinganbieter betrieben:
ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich
Inhaber René Münnich
Hauptstraße 68
02742 Friedersdorf
Deutschland
Website: https://all-inkl.com
Beim Aufruf der Website werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet, um die angeforderten Inhalte bereitzustellen und den sicheren Betrieb der Website zu gewährleisten.
Eigene Website-Zugriffsprotokolle
Die Erstellung und Speicherung eigener Website-Zugriffsprotokolle (Access-Logs) ist in den Einstellungen des Hosting-Accounts deaktiviert.
Eine Speicherung von IP-Adressen der Websitebesucher in eigenen Access-Logs erfolgt daher nicht. Eine statistische Auswertung solcher Zugriffsprotokolle ist nicht eingerichtet.
Administrative Sicherheitsprotokolle des Hostinganbieters
Unabhängig von diesen Einstellungen verarbeitet ALL-INKL.COM administrative Zugriffsprotokolle, insbesondere zur Erkennung und Abwehr von Cyberangriffen.
Hierbei können insbesondere folgende Informationen verarbeitet werden:
- IP-Adresse des zugreifenden Endgeräts,
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
- aufgerufene Internetadresse,
- technische Informationen zum verwendeten Browser und Betriebssystem,
- gegebenenfalls die Herkunftsseite (Referrer).
Auf diese administrativen Sicherheitsprotokolle besteht seitens IBW Ingenieurberatung Waugh kein Zugriff.
Nach schriftlicher Auskunft des Hostinganbieters werden diese Daten spätestens nach sieben Tagen gelöscht.
Die Verarbeitung zur technischen Bereitstellung und Absicherung der Website erfolgt, soweit IBW Ingenieurberatung Waugh hierfür datenschutzrechtlich verantwortlich ist, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in der sicheren, zuverlässigen und störungsfreien Bereitstellung der Website.
Soweit der Hostinganbieter personenbezogene Daten für eigene Zwecke in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung verarbeitet, gelten ergänzend dessen Datenschutzinformationen.
Für die einschlägigen Auftragsverarbeitungen gelten die entsprechenden vertraglichen Datenschutzregelungen.
4. Verschlüsselte Datenübertragung
Die Website verwendet eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung mittels TLS.
Dadurch werden Daten, die zwischen dem Browser und dem Webserver übertragen werden, gegen unbefugtes Mitlesen während der Übertragung geschützt.
Eine verschlüsselte Verbindung ist insbesondere an der mit „https://“ beginnenden Internetadresse erkennbar.
5. WordPress und Cookies
Die Website verwendet das Content-Management-System WordPress zur Bereitstellung und Verwaltung der Website-Inhalte.
Zur Darstellung mehrsprachiger Inhalte wird das WordPress-Plugin Polylang eingesetzt.
Dabei können technisch notwendige oder funktionale Cookies verwendet werden.
Hierzu gehört insbesondere das Cookie pll_language, das der Speicherung der gewählten Sprachfassung dient, sofern diese Funktion in der eingesetzten Konfiguration aktiviert ist.
Im Zusammenhang mit der Anmeldung im WordPress-Verwaltungsbereich können weitere Cookies eingesetzt werden, insbesondere:
wordpress_logged_in_…wordpress_sec_…wordpress_test_cookiewp-settings-…wp-settings-time-…
Diese Cookies dienen insbesondere der Authentifizierung, Absicherung administrativer Sitzungen, Funktionsprüfung und Speicherung individueller Einstellungen angemeldeter Benutzer.
Nach derzeitigem Kenntnisstand werden keine eigenen Besucherstatistiken auf Grundlage von ALL-INKL-Access-Logs erstellt.
Das Speichern von Informationen auf Endgeräten und der Zugriff auf solche Informationen richten sich nach § 25 TDDDG. Soweit dies für einen ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich ist, kann eine Ausnahme vom Einwilligungserfordernis gemäß § 25 Abs. 2 TDDDG vorliegen.
Für andere, nicht unbedingt erforderliche Speicher- oder Zugriffsvorgänge wird eine erforderliche Einwilligung vorab eingeholt.
Soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden, richtet sich die Verarbeitung zusätzlich nach den einschlägigen Rechtsgrundlagen der DSGVO, insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. a oder lit. f DSGVO.
Cookies können über die Einstellungen des Browsers eingesehen, eingeschränkt oder gelöscht werden. Die Deaktivierung technisch erforderlicher Cookies kann die Funktionsfähigkeit einzelner Websitebereiche beeinträchtigen.
6. Schriftarten und externe Ressourcen
Für die Gestaltung der Website werden Schriftarten verwendet.
Zur lokalen Bereitstellung von Google-Schriftarten wird das WordPress-Plugin OMGF (Optimize My Google Fonts) eingesetzt.
Ziel dieser Konfiguration ist es, benötigte Schriftdateien über den eigenen Webserver bereitzustellen und eine unmittelbare Verbindung zu Google-Fonts-Servern beim Laden dieser Dateien zu vermeiden.
Die Bereitstellung lokal gespeicherter Schriftarten erfolgt im berechtigten Interesse an einer einheitlichen und nutzerfreundlichen Darstellung der Website gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden.
Soweit weitere externe Ressourcen eingebunden werden, gelten die hierfür einschlägigen datenschutzrechtlichen Anforderungen.
7. Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon
Bei einer Kontaktaufnahme per E-Mail, telefonisch oder auf anderem geschäftlichem Kommunikationsweg werden die übermittelten personenbezogenen Daten verarbeitet, soweit dies zur Bearbeitung der jeweiligen Anfrage erforderlich ist.
Hierzu können insbesondere gehören:
- Name und Kontaktdaten,
- Unternehmenszugehörigkeit und berufliche Funktion,
- Inhalt der Anfrage,
- übermittelte Dokumente und Anlagen,
- Datum, Uhrzeit und Kommunikationsverlauf.
Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung der Anfrage, zur Anbahnung oder Durchführung einer Geschäftsbeziehung sowie gegebenenfalls zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten.
Rechtsgrundlagen:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung eines Vertrags mit der betroffenen Person oder entsprechender vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist;
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei sonstiger berechtigter geschäftlicher Kommunikation;
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Verpflichtungen bestehen.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für den jeweiligen Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen rechtlich zulässigen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.
8. Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Ingenieurberatungsleistungen
Im Rahmen der beruflichen Tätigkeit von IBW Ingenieurberatung Waugh werden personenbezogene Daten verarbeitet, soweit dies für die Anbahnung, Durchführung und Abwicklung von Aufträgen erforderlich ist.
Hierzu können insbesondere Daten folgender Personen gehören:
- Auftraggeber und deren Ansprechpartner,
- Auftragnehmer und Nachunternehmer,
- Projektleiter und sonstige Projektbeteiligte,
- Vertreter von Behörden, Ingenieurbüros und Unternehmen,
- Sachverständige, Rechtsanwälte und sonstige fachliche Beteiligte.
Verarbeitet werden insbesondere geschäftliche Kontaktdaten, Funktionen und Zuständigkeiten, projektbezogene Korrespondenz, Besprechungsinformationen und sonstige für die jeweilige Leistung erforderliche Angaben.
Die Verarbeitung dient insbesondere der Projektbearbeitung, Bauablauf- und Terminplanung, Vertrags- und Nachtragsbearbeitung, Dokumentation sowie der Erstellung technischer und wirtschaftlicher Bewertungen.
Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Verträgen mit betroffenen Personen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei berechtigter projektbezogener Verarbeitung und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO bei gesetzlichen Verpflichtungen.
Das berechtigte Interesse besteht insbesondere in der ordnungsgemäßen Erbringung der Ingenieurberatungsleistungen, der nachvollziehbaren Projektdokumentation und der Wahrung vertraglicher sowie gesetzlicher Rechte.
Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO betroffen sind, erfolgt eine Verarbeitung nur bei Vorliegen der hierfür zusätzlich erforderlichen gesetzlichen Voraussetzungen.
9. Microsoft 365 und Microsoft 365 Copilot
Für die geschäftliche Kommunikation, Dokumentenverwaltung und Organisation werden Microsoft 365 Business Standard einschließlich einer vollständig lizenzierten, kostenpflichtigen Microsoft 365 Copilot-Erweiterung eingesetzt.
Hierzu gehören insbesondere die geschäftliche Nutzung von Outlook, OneDrive, Microsoft Teams und weiteren Microsoft-365-Anwendungen.
Im Rahmen dieser Dienste können personenbezogene Daten verarbeitet werden, beispielsweise:
- geschäftliche Kontaktdaten,
- E-Mail-Nachrichten und Anlagen,
- projektbezogene Dokumente,
- Besprechungs- und Kommunikationsinhalte,
- organisatorische Informationen.
Microsoft 365 Copilot wird zur KI-gestützten Unterstützung bei der Bearbeitung, Strukturierung und Auswertung von Informationen innerhalb der lizenzierten Microsoft-365-Umgebung eingesetzt.
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung geschäftlicher und vertraglicher Tätigkeiten sowie zur effizienten Organisation der Ingenieurberatung.
Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c und lit. f DSGVO, abhängig vom jeweiligen Verarbeitungsvorgang.
Für die einschlägigen Auftragsverarbeitungen besteht mit Microsoft ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.
Weitere Informationen: https://www.microsoft.com/privacy
10. Einsatz künstlicher Intelligenz
IBW Ingenieurberatung Waugh setzt KI-gestützte Anwendungen zur Unterstützung ingenieurtechnischer, kaufmännischer, organisatorischer und administrativer Tätigkeiten ein.
Hierzu gehören insbesondere:
OpenAI – ChatGPT Business
Zur Unterstützung bei der Erstellung und Analyse technischer Dokumente, der Strukturierung von Informationen, der Bauablauf- und Terminplanung, der Auswertung projektbezogener Unterlagen sowie bei vertraglichen und organisatorischen Aufgaben.
Microsoft 365 Copilot
Zur KI-gestützten Unterstützung innerhalb der lizenzierten Microsoft-365-Umgebung.
PLAUD AI – Team Unlimited
Zur Aufzeichnung, Transkription, Zusammenfassung und KI-gestützten Auswertung beruflicher Gespräche, Besprechungen und eigener Sprachnotizen.
Für die jeweiligen Auftragsverarbeitungen bestehen mit OpenAI, Microsoft und PLAUD AI Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nur, soweit eine geeignete Rechtsgrundlage besteht und die geltenden Datenschutz- und Vertraulichkeitsanforderungen eingehalten werden.
Je nach Verarbeitungsvorgang kommen insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. a, b oder f DSGVO in Betracht.
Die eingesetzten KI-Systeme dienen der fachlichen Unterstützung. Ihre Ergebnisse werden vor einer maßgeblichen beruflichen Verwendung auf Plausibilität, Richtigkeit und Eignung geprüft.
Die fachliche Verantwortung verbleibt bei IBW Ingenieurberatung Waugh.
Weitere Einzelheiten zum verantwortungsvollen KI-Einsatz enthält die gesonderte Richtlinie:
AI Policy 2026: https://waugh.de/en/ai-policy-2026/
11. Audioaufzeichnungen, Transkriptionen und KI-Auswertungen
Im Rahmen der beruflichen Tätigkeit können Gespräche, Telefonate, Videokonferenzen und Besprechungen mit geeigneten technischen Systemen aufgezeichnet, transkribiert und KI-gestützt ausgewertet werden.
Hierfür wird insbesondere PLAUD AI Team Unlimited eingesetzt.
Eine Aufzeichnung erfolgt ausschließlich nach vorheriger Zustimmung sämtlicher betroffener Gesprächsteilnehmer.
Vor Beginn der Aufzeichnung werden die Teilnehmer über die beabsichtigte Aufnahme, deren Zweck sowie die anschließende Transkription und KI-gestützte Auswertung informiert.
Ohne die erforderliche Zustimmung erfolgt keine Aufzeichnung. Schweigen oder die bloße Teilnahme an einem Gespräch gelten nicht als Zustimmung.
Die Anforderungen des § 201 StGB an den Schutz der Vertraulichkeit des Wortes bleiben unberührt.
Soweit die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten auf einer datenschutzrechtlichen Einwilligung beruht, gelten Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 7 DSGVO.
Eine erteilte datenschutzrechtliche Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
Aufzeichnungen, Transkripte und Auswertungen werden nur für festgelegte berufliche Zwecke verarbeitet, gegen unbefugten Zugriff geschützt und nicht länger gespeichert, als dies für den jeweiligen Zweck oder zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist.
12. Empfänger personenbezogener Daten und Auftragsverarbeiter
Personenbezogene Daten können an externe Empfänger übermittelt werden, soweit dies für die genannten Zwecke erforderlich und rechtlich zulässig ist.
Hierzu gehören insbesondere:
- Hosting- und IT-Dienstleister,
- Anbieter geschäftlicher Kommunikations- und Cloud-Dienste,
- Anbieter freigegebener KI-Dienste,
- projektbezogene Vertragspartner und fachlich Beteiligte,
- Steuerberater, Rechtsanwälte und sonstige zur Verschwiegenheit verpflichtete Berater,
- Behörden und öffentliche Stellen, soweit eine rechtliche Verpflichtung besteht.
Soweit Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag von IBW Ingenieurberatung Waugh verarbeiten, bestehen die erforderlichen vertraglichen Regelungen gemäß Art. 28 DSGVO.
Die Einbindung externer Dienstleister erfolgt unter Beachtung der jeweiligen vertraglichen und gesetzlichen Anforderungen.
13. Internationale Datenübermittlungen
Bei der Nutzung internationaler IT-, Cloud- und KI-Dienstleister kann es zur Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union (EU) beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) kommen. Dies kann auch den Zugriff auf Daten aus Drittstaaten umfassen.
Für solche Datenübermittlungen gelten die Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO. Als rechtliche Grundlage kommen insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse der Europäischen Kommission oder geeignete vertragliche Garantien, beispielsweise EU-Standardvertragsklauseln, in Betracht.
Die jeweiligen Regelungen zur internationalen Datenverarbeitung ergeben sich aus den Datenschutzvereinbarungen und Vertragsbedingungen der eingesetzten Dienstleister.
14. Speicherdauer und Löschung
Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist.
Eine längere Speicherung kann insbesondere aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, vertraglicher Dokumentationspflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung beziehungsweise Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sein.
Für steuer- und handelsrechtlich relevante Unterlagen gelten die jeweils einschlägigen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Nach Wegfall des Verarbeitungszwecks und Ablauf der maßgeblichen Fristen werden personenbezogene Daten gelöscht oder, soweit geeignet, anonymisiert.
Für administrative Sicherheitsprotokolle des Hostinganbieters ALL-INKL.COM gilt nach dessen schriftlicher Auskunft eine Löschfrist von spätestens sieben Tagen.
15. Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:
- Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO,
- Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO,
- Löschung gemäß Art. 17 DSGVO,
- Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO,
- Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO,
- Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO,
- Widerruf einer erteilten Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO.
Soweit personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, besteht unter den Voraussetzungen des Art. 21 DSGVO ein Widerspruchsrecht aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben.
Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.
Zur Wahrnehmung der Rechte genügt eine Nachricht an:
16. Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde
Betroffene Personen haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt.
Für IBW Ingenieurberatung Waugh ist insbesondere folgende Aufsichtsbehörde zuständig:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
Deutschland
Website: https://www.ldi.nrw.de
Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderer verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.
17. Automatisierte Entscheidungsfindung
IBW Ingenieurberatung Waugh trifft im Rahmen der hier beschriebenen Verarbeitungstätigkeiten keine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidungen, die gegenüber betroffenen Personen rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.
KI-gestützte Anwendungen dienen der Unterstützung beruflicher Tätigkeiten.
Fachliche Bewertungen und maßgebliche Entscheidungen erfolgen unter menschlicher Verantwortung.
18. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung wird bei Bedarf angepasst, insbesondere bei Änderungen der eingesetzten technischen Systeme, der Verarbeitungstätigkeiten oder der rechtlichen Rahmenbedingungen.
Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.
Stand: 22. Oktober 2026
IBW Ingenieurberatung Waugh
Dipl.-Ing. Ralph Waugh
Beratender Ingenieur